Excel или ERP за онлайн магазин: кога таблицата започва да струва пари

Почти всеки онлайн магазин започва с таблица. Това не е грешка - таблицата е бърза, безплатна и всеки я разбира. Въпросът не е дали Excel е лош инструмент, а кога спира да е правилният.

Какво е ERP за електронна търговия

ERP системата за електронна търговия е една база, в която живеят продуктите, наличностите, поръчките от всички канали, доставките и клиентите - и в която всяко събитие променя всичко останало веднага. Поръчка резервира стока. Експедиция намалява наличност и създава товарителница. Доставка от доставчик увеличава наличност и затваря поръчка към него.

Разликата с таблицата не е в броя колони. Разликата е, че таблицата описва състояние, а системата описва събития. Таблицата ви казва какво сте записали; системата казва какво се е случило.

Къде точно се чупи таблицата

Не изведнъж и не заради размера. В пет конкретни точки:

1. Вторият канал за продажба. Едно число за наличност на две места е два пъти по-често грешно, а на три места - постоянно.
2. Двамата души. Докато таблицата се пипа от един човек, тя е вярна. Двама души върху един файл създават версии, а версиите създават спорове.
3. Обработката на поръчки в реално време. Таблицата се обновява, когато някой я обнови. Поръчките не чакат.
4. Проследимостта. „Защо тази пратка тръгна с грешна сума?“ е въпрос, на който таблицата не може да отговори, защото не помни кой какво е променил.
5. Отчетът, който трябва да е готов сега. Свързването на продажби, доставни цени и куриерски разходи с формули е работа за половин ден всеки месец.

Задача по задача

Сметката, която трябва да си направите

Не сравнявайте цена на софтуер с нула. Сравнете я с това, което вече плащате, без да го наричате разход:

• Минути на поръчка за преписване, умножени по поръчките на месец. Измерете реалното време с хронометър за един ден - почти винаги е повече от очакваното.
• Отказани поръчки заради липсваща стока, и това, което те струват като класиране в маркетплейса.
• Върнати пратки заради грешен адрес или телефон.
• Часовете в края на месеца за отчети, които системата дава веднага.
• Времето, в което не можете да отсъствате, защото никой друг не знае как работи файлът.

Ако тези пет реда са малки числа, таблицата все още е правилният избор. Ако не са, сметката вече е направена - просто не е записана никъде.

Какво НЕ решава ERP

Честно, защото очакванията са половината от резултата:

• Не подрежда склад, в който стоката не си стои на място. Ако рафтът и системата не съвпадат, системата ще показва грешното число по-бързо.
• Не измисля процес. Ако днес нямате правило кой куриер за коя пратка, системата няма да го измисли вместо вас - ще ви накара да го напишете.
• Не поправя лоши данни. Каталог без баркодове и с дублирани артикули си остава такъв и след миграцията.
• Не прави продажби. Продажбите идват от асортимент, цена и реклама; системата само гарантира, че продаденото ще бъде изпратено.

Как се минава без прекъсване

1. Първо каталогът. Продукти, баркоди, цени. Без чист каталог всичко останало стъпва накриво.
2. После наличностите, с инвентаризация в деня на прехвърлянето, а не с числата от таблицата.
3. След това един канал за продажба - най-големият - и го оставяте да работи седмица.
4. Куриерът, с прости правила.
5. Останалите канали, един по един.
6. Накрая доставчиците и отчетите.

Таблицата остава като резервен вариант през първите седмици. Изключването ѝ е решение, което се взима, когато системата вече е доказала, че знае същото.